Siamo davvero noi a gestire il nostro tempo a lavoro e nella vita privata o è il tempo che sta gestendo noi?
Saper gestire il tempo e lo stress è una competenza fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi e misurare la nostra produttività in una società che ci impone di essere sempre più efficaci e produttivi.
La Gestione del tempo (o Time management) è un processo di pianificazione del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.
Se non utilizziamo, almeno parte del nostro tempo, per il benessere personale e per ciò che ci fa bene, per ricaricare o recuperare le nostre energie, rischiamo di aumentare i nostri livelli di stress e di riempirci di tossine velenose con conseguenze deleterie per la nostra salute fisica e mentale.
Esistono diversi tecniche e accorgimenti utili per gestire il proprio tempo in modo efficace, essendo una competenza occorre allenarsi e monitorare i progressi.
Vediamo 6 strategie utili per migliorare:
- Conoscersi
- Fissare obiettivi chiari
- Monitorare la produttività
- Scegliere le priorità
- Preparazione
- Riduzione
Adesso vediamole brevemente nel dettaglio.
CONOSCERSI
Conoscere le nostre preferenze, gli interessi, le motivazioni e le nostre attitudini più sviluppate ci consente di comprendere quelle che sono le attività in cui ci può essere un carico di energia maggiore; Una consulenza di bilancio delle competenze può aiutare questa conoscenza di sè.
Alcuni consigli:
- Identificare le proprie aree di forza e di miglioramento.
- Scegliere le tecniche più adatte a sé.
- Impostare e implementare azioni specifiche e misurabili.
FISSARE OBIETTIVI CHIARI
Gli obiettivi governano il Time Management permettendo di assegnare priorità alle attività. Definire e comunicare con chiarezza gli obiettivi, dandosi una scadenza di realizzazione e definendo dei momenti di monitoraggio, permette a chi li deve portare a termine di sfruttare al massimo il proprio tempo.
Definire un obiettivo permette di:
- Dare una direzione alle nostre attività.
- Chiarire le aspettative nostre e dell’
- Capire quali sono le attività realmente importanti e prioritarie.
- Alzare il livello delle prestazioni.
- Valutare e Misurare.
In sintesi, DATTI OBIETTIVI “SMAART” : Specifici – Misurabili- Ambiziosi – ma rAggiungibili- Realistici – a Tempo, scadenza.
MONITORARE LA PRODUTTIVITÀ
Per iniziare a gestire il tuo tempo, devi avere consapevolezza del modo in cui lo stai utilizzando.
«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.» (Cyril Northcote Parkinson – storico navale britannico)
Invece che il tempo necessario, a volte utilizziamo quello a disposizione: “più tempo a disposizione si ha, più se ne spreca“.
Ma è vero anche il contrario: quando il tempo scarseggia chi lavora lo fa con maggiore efficacia, motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative.
SCEGLI LE PRIORITÀ’: IL PRINCIPIO DI PARETO
«l’80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause».
L’80% del risultato si ottiene nel 20% del tempo o dello sforzo: dunque fai le cose al meglio la PRIMA VOLTA, Non rimandare ciò che è IMPORTANTE PER TE e impara a dire NO sulle cose che ritieni meno rilevanti.
PREPARAZIONE
Significa:
- Dedica tempo a pianificare e organizzare il tuo tempo.
- Fai un resoconto “una tantum” del tuo tempo.
- Organizza il tuo spazio di lavoro. Ordina.
- Approfitta dei momenti di massima energia.
- Evita di ridurti all’ultimo momento.
- Sbriga le routine quotidianamente, perché non si accumulino.
- Ricorda di destinare un tempo preciso alle cose importanti che ti sembrano non urgenti adesso ma che potrebbero diventarlo domani, se non affrontate con anticipo.
RIDUZIONE
- Limita e previeni le interruzioni e gestisci visite e colleghi.
- Riconosci le tue mancanze personali.
- Se puoi, evita riunioni inutili.
- Impara a delegare in modo appropriato.
- Impara a dire di no.
- Attenzione ai ladri del tempo: come le priorità confuse, interruzioni di altri, internet o mail, smartphone e notifiche, telefonate, gestione di conflitti da gestire.
- Conoscere e imparare a gestire questi errori è fondamentale per gestire efficacemente il proprio tempo. Altri invece sono abilità più complesse da conoscere e allenare con pazienza e pratica costante, come lo sviluppo di una comunicazione efficace o la gestione dei conflitti. Per quest’ultime può essere utile formarsi attraverso video corsi o libri ed eventualmente farsi sostenere anche da uno psicologo o da un coach specializzato sull’argomento.
Per saperne di più su tecniche e allenamento segui il mio video corso la Gestione del Tempo su Udemy o richiedimi una consulenza
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